In den Teilen 2-5 der Artikelreihe ging es vor allem um das Wissen, das für die selbstorganisierte Entwicklung eines Wohnprojekts notwendig ist. In diesem Teil geht es vorrangig um das Wissen, das im Laufe der Zeit über das Wohnprojekt entsteht und in geeigneter Form festgehalten werden sollte.

Ausgangssituation

Das Wissen über das Wohnprojekt dokumentieren

Mit Beginn der ersten Arbeiten entsteht

• Wissen, das für den Entstehungsprozess erforderlich ist, z.B. über die ersten Schritte,
• Wissen über das Wohnprojekt, z.B. die Kontaktdaten der ersten Mitglieder.

Mit jedem weiteren Schritt, jedem Treffen und jedem Kontakt kommt weiteres Wissen dazu.

Die Dokumentation dieses Wissens fördert die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe, weil sie z.B.

• jedem einzelnen Mitglied ermöglicht, den Anschluss zu halten, auch wenn es nicht dabei ist,
• einem neuen Mitglied den Einstieg erleichtert, weil es sich einlesen kann,
• Doppelarbeiten oder die Wiederholung längst erledigter Gruppenprozesse verhindert,
• die Transparenz von Entscheidungsprozessen erhöht. (1)

Wissen dezentral oder zentral sammeln?

Mit der Dokumentation des Wissens entsteht sehr schnell eine große Menge an Akten und Dokumenten verschiedenster Art.

Gleichzeitig verfügen selbstorganisierte Wohnprojekte in der Entstehungszeit meist nicht über eine gemeinsame Ausstattung, d.h. weder über ein schwarzes Brett noch über gemeinsame Räumlichkeiten oder eine gemeinsame IT.

Häufig führt das dazu, dass alles dezentral, d.h. bei den beteiligten Wohnprojektmitgliedern, gespeichert bzw. gesammelt wird. Und zwar unabhängig davon, ob die Unterlagen in Papierform oder digital vorliegen.

Die Folgen dieser dezentralen Organisation sind insbesondere:

• der Überblick droht verloren zu gehen, es entsteht ein hoher Suchaufwand,
• der zeitliche Aufwand vervielfacht sich, denn jedes Mitglied muss eine eigene (Datei-) Organisation entwickeln und pflegen,
• dafür muss das Mitglied auch den notwenigen Platz bzw. die entsprechende Software bereithalten, teilweise auch mit Kosten verbunden,
• das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist nur in Präsenz zu fest vereinbarten Terminen möglich.

Es ist deshalb hilfreich, zentrale Organisationsstrukturen für das sich angesammelte Wissen zu finden.

Aktualität der Wissensbestände sicherstellen

Das Wissen über das Wohnprojekt entwickelt sich ständig weiter:

• das Projekt schreitet voran, Meilensteine werden erreicht,
• das Konzept wird nach und nach entwickelt, auch angepasst,
• die Aufgaben verändern sich, manche erledigen sich, neue kommen hinzu,
• der Mitgliederbestand erweitert sich, Arbeitsgruppen finden sich neu,
• die Anzahl der Beschlüsse wird größer.

Hier ist es wichtig,

• nicht mit alten Wissensbeständen zu arbeiten, also möglichst einfach und schnell den aktuellen Wissensstand zu erkennen.
• sich stets an bereits abgeschlossenen Gruppenprozesse und erzielte Ergebnisse zu erinnern, um nicht immer wieder von vorne anzufangen.

Um das zu erleichtern, helfen ebenfalls zentrale Organisationsstrukturen und hier besonders digitale Formate.

Digitale Formate in einem gemeinschaftlichen Raum schaffen

Wissen über das Wohnprojekt sowohl zentral als auch digital bereitzustellen hat viele Vorteile, z.B.:

• es spart Zeit und Papier, weil keine Kopien erstellt werden müssen,
• es ist sehr schnell und von allen gleichzeitig zugänglich,
• es kann immer aktuell gehalten werden,
• es ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.

An dieser Stelle sollen drei digitale Organisationsformen erläutert werden:

Einrichtung einer zentralen Dateiorganisation

Die Mitglieder des Wohnprojekts speichern die Dateien nicht dezentral auf ihren PCs, sondern erhalten Zugang zu einer zentralen Dateiablage in einer Cloud. Innerhalb einer dort angelegten Ordnerstruktur können die Mitglieder Dateien hochladen oder dort bereits vorhandene Dateien öffnen und bearbeiten.

Die Cloud kann fremd gehostet (z.B. Dropbox, Google Drive, OneDrive) oder selbst gehostet (z.B. Nextcloud) sein. Wichtige Entscheidungskriterien sind hier z.B. Kosten, Usability, Aufwand für die Administration und Datenschutz.

Damit eine zentrale Dateiorganisation ihre Vorteile voll entfaltet, sind Vereinbarungen zwischen den Wohnprojektmitgliedern notwendig, z.B.

• nicht wahllos jede Datei hochzuladen, sondern eine Vorauswahl zu treffen (insb. bei Fotos),
• eine verständliche Ordnerstruktur zu entwickeln und auch zu nutzen,
• selbsterklärende Dateinamen zu verwenden,
• Dateien, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, entsprechend im Auge zu behalten,
• Datenmüll zu vermeiden, also z.B. veraltete Dateien zu löschen oder zu archivieren,
• Berechtigungen zu regeln und Datenschutz zu beachten. (2)

Das Wissensmanagement-Team könnte sich sowohl um die Pflege der Dateiorganisation als auch um die Einweisung der Wohnprojektmitglieder kümmern.

Kollaboratives Arbeiten an Dokumente und Materialsammlungen

Wenn Dateien zentral und digital organisiert werden, können sie mit geeigneter Software auch gemeinsam bearbeitet werden. Dadurch erübrigt sich ein Hin- und Herschicken von halbfertigen Dokumenten immer neuer Versionen. Die Beteiligten können sowohl zeitgleich als auch zeitversetzt daran arbeiten. Damit kann den sehr unterschiedlichen zeitlichen Ressourcen der Wohnprojektmitglieder Rechnung getragen werden. In entsprechender Weise können z.B. auch gemeinsame Materialsammlungen und Aufgabenboards erstellt werden. Der jeweils aktuelle Stand ist dann für alle sehr schnell erkennbar.

Für das kollaborative Arbeiten gibt es inzwischen eine Vielzahl von Tools, z.B. Google Docs, Trello und Cryptpad. Es gibt auch Tools, die alles kombinieren, d.h. sowohl eine Dateiablage, eine fortgeschrittene Chat-Funktion als auch Kollaborationsmöglichkeiten beinhalten bzw. um diese ergänzt werden können. Dazu gehört z.B. Microsoft Teams, das darüber hinaus auch Videokonferenzen ermöglicht. (3)

Chat statt E-Mail

Die digitale Kommunikation und Verteilung von Wissen verläuft in einem entstehenden Wohnprojekt häufig per E-Mail. Sehr schnell kann aus einem kleinen Anlass heraus eine Flut von E-Mails entstehen. Nicht immer ist dabei der E-Mail-Verteiler korrekt und der Betreff selbsterklärend. Dateianhänge erhalten immer neue Versionen. Der Überblick geht sehr schnell verloren (4).

Eine Alternative zur E-Mail-Kommunikation ist die Kommunikation per Chat. Wenn eine professionelle Chat-Software verwendet wird, kann der Überblick gewahrt werden: Es können Threads (= Nachrichten zu einem Thema) gebildet werden, mit selbsterklärenden Namen versehen, die Beiträge formatiert und Dateien aller Art abgelegt werden können.

Alle Vorschläge laufen im Ergebnis darauf hinaus, dass Informationen und Wissen nicht mehr zum einzelnen Wohnprojektmitglied gebracht werden (Push-Prinzip), sondern dass das einzelne Wohnprojektmitglied sich die Information bzw. das Wissen holt (Pull-Prinzip). (5)

Das Wohnprojektmitglied trägt damit mehr Verantwortung, muss aktiv werden, um auf dem Laufenden zu bleiben. Es ist aber andererseits zeitlich selbstbestimmter, weil es dann aktiv werden kann, wenn es gerade zeitlich passt. Denkbar ist, dass beides zusammen zu mehr Identifikation mit dem Wohnprojekt führt.

Besondere Formate schaffen und laufend pflegen

Protokolle

Die Inhalte von Mitgliederversammlungen, Plenen und manchmal auch Arbeitsgruppen in einem Protokoll festzuhalten, ist in entstehenden Wohnprojekten üblich und sinnvoll.

Absprechen sollte sich die Gruppe über den Protokoll-Typ, z.B. Ergebnisprotokoll vs. Ausführliches Protokoll. Einigen sollte sie sich auch über eine einheitliche Struktur des Protokolls. Diese macht sowohl die Arbeit der protokollierenden Person als auch die Orientierung der lesenden Person leichter (6).

Wie oben vorgeschlagen, sollten die Protokolle in einem digitalen Protokoll-Ordner eines Dateinamens in einer zentralen Dateiorganisation gespeichert werden.

Denkbar ist auch, für jede Versammlung einen eigenen Dateiordner anzulegen und dort nicht nur das Protokoll, sondern ggf. auch die Einladung und Anhänge abzulegen. So sind die Zusammenhänge auch später noch nachvollziehbar.

Wichtig ist, dass die Datei- und Ordnernamen nach einem durchdachten und einheitlichen System vergeben werden. So kann der Suchaufwand in Grenzen gehalten werden.

Apropos Suchaufwand: In einem Excel-Verzeichnis könnten zusätzlich alle Protokolle verlinkt werden und dort auch mit Schlagwörtern der wesentlichen Inhalte versehen werden.

Beschlusssammlung

Im Entstehungsprozess eines Wohnprojekts werden ständig (Zwischen-) Ergebnisse erzielt und Beschlüsse gefasst. Diese sind in einer Vielzahl von Protokollen festgehalten und die Gefahr ist sehr groß, dass sie aus dem Blick verloren oder sogar vergessen werden.

Um das zu verhindern, wird empfohlen, eine systematische Sammlung wichtiger Beschlüsse zu fassen. Wichtige Beschlüsse sind vor allem Beschlüsse, die entweder eine konzeptionelle oder eine langfristige Wirkung haben. Die genauen Kriterien sollten in der Gruppe besprochen werden.

Auch hier bietet sich ein Excel-Verzeichnis an, das etwa den folgenden Inhalt haben kann:

• Art der Versammlung,
• Datum der Versammlung,
• Thema in einem Wort,
• Art des Ergebnisses (z.B. Diskussionsergebnis, Stimmungsbild, offizieller Beschluss),
• Inhalt des Ergebnisses (im Wortlaut des Protokolls),
• Verabredung zum weiteren Umgang mit dem Thema,
• Verlinkung mit dem Protokoll.

Möglich ist auch, eine solche Beschlusssammlung alternativ zu eine Protokollierung von Versammlungen einzusetzen, so als eine Art von „Logbuch“ (7).

In jedem Fall sollte die Beschlusssammlung aus den oben genannten Gründen zentral in digitaler Form abgelegt und dort laufend ergänzt werden.

Themenspeicher

Im Verlauf des Entstehungsprozesses kommen ständig neue Themen auf. Nicht alle können sofort besprochen werden, werden aber meist im jeweiligen Protokoll festgehalten und dann …?

Es wird empfohlen, ähnlich wie die Beschlusssammlung an einem zentralen Ort einen digitalen Themenspeicher zu führen, der laufend ergänzt wird um die hinzugekommenen Themenvorschläge. Das Excel-Verzeichnis könnte z.B. folgenden Inhalt haben:

• Datum des Themenvorschlags,
• Inhalt des Themenvorschlags in einem Wort,
• Kurze Erläuterung des Vorschlags,
• Zuständigkeit,
• Zeitlicher Horizont,
• Erledigungsvermerk, wenn das Thema besprochen ist.

Aufgabenverteilung

Wohnprojekte arbeiten arbeitsteilig in Arbeitsgruppen. Die Zuordnung der Mitglieder erfolgt mehr oder weniger zufällig oder ressourcenorientiert (vgl. Teil 3 der Artikelreihe).

Damit die Wohnprojektmitglieder den Gesamtüberblick nicht verlieren und neuen Mitgliedern ein Einstieg und Überblick verschafft wird, ist es hilfreich, in der zentralen Dateiorganisation ein Excel-Verzeichnis der aktuellen Arbeitsgruppen mit ihren Mitgliedern zu führen und laufend zu aktualisieren. Mögliche Inhalte sind:

• Bezeichnung der Arbeitsgruppe,
• Aufgaben der Arbeitsgruppe,
• Arbeitsweise/Organisation der Arbeitsgruppe.

Ein Projekthandbuch als zentralen Wissensspeicher schaffen

Ein Wohnprojekt entsteht über mehrere Jahre. Vielleicht stockt die Entstehung zwischendurch auch mal und wird erst nach einer Pause wieder fortgesetzt. Einige Mitglieder sind schon sehr lange dabei, andere kommen neu hinzu, auch (noch) lange nach der Fertigstellung. Inhalte geraten in Vergessenheit. Die Erinnerung trügt manchmal.

Für alle Fälle gilt, dass es gut ist, wenn jederzeit ohne Suchaufwand ein Überblick über das Wohnprojekt möglich ist – entweder für den Einstieg oder auch zur Auffrischung. Dabei sind nicht immer nur die Ergebnisse interessant, sondern auch der Weg dorthin. Warum hat sich die Gruppe für den Standort entschieden, warum für die Rechtsform, die Entscheidungsmethode? Ein Blick „hinter die Kulissen“ erspart vielleicht eine unnötige Wiederholung von Gruppenprozessen und verhindert Konflikte in der Gruppe.

Aus all diesen Gründen wird empfohlen, mit Start der Wohnprojektinitiative ein zentral gespeichertes Projekthandbuch zu beginnen, aus dem sich zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Stand der Dinge entnehmen lässt. Empfohlen wird, das Projekthandbuch digital in einer Cloud zur Verfügung zu stellen. Nur so ist sichergestellt, dass es dynamisch weiterentwickelt und von allen Beteiligten in derselben aktuellen Version genutzt wird. Außerdem sollte es klare und verbindliche Zuständigkeiten für die laufende Pflege des Projekthandbuchs geben.

Im Anhang zu diesem Artikel wird der Aufbau für ein Projekthandbuch vorgeschlagen. Technisch bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten für die Umsetzung an. Bei der Auswahl des passenden Tools sind idealerweise folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• es sollte eine dynamische Bearbeitung des Projekthandbuchs durch mehrere Berechtigte ohne Zwischenschritte und Doppelarbeiten ermöglichen,
• es sollte den Zugriff auf das Projekthandbuch unabhängig vom genutzten Endgerät möglich machen und keine besondere Software beim Endbenutzer voraussetzen,
• der zeitliche Administrations- und Schulungsaufwand sowie die Kosten sollten den vorhandenen Ressourcen entsprechen,
• es sollte den Grundsätzen von Datenschutz und Datensicherheit entsprechen.

Das einzelne Wohnprojekt ist mit der Auswahl möglicherweise überfordert. Im weiteren Verlauf der Artikelreihe wird darauf noch näher eingegangen.

In Teil 7 der Artikelreihe geht es wieder um das für die Entstehung eines Wohnprojekts notwendige Wissen. Welche Formate gibt es, um das entstehende Fach- und Erfahrungswissen innerhalb des Wohnprojekts, aber auch zwischen den Wohnprojekten zu teilen?

In der Übersicht der Artikelreihe sind alle erschienenen Artikel verlinkt.