Microsoft Teams als Tool für Wissensmanagement

von Claudia Handl, Bielefeld (Stand: 01.07.2022)

Microsoft Teams (im Folgenden „MS Teams“) ist ein Kollaborationstool, das digitale Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht und darauf aufbauend die Möglichkeit bietet, wesentliche Elemente eines Wissensmanagementsystems einzuarbeiten.

Für ein gemeinschaftliches Wohnprojekt hat MS Teams insbesondere folgende Vorteile:

Die Vorteile von Microsoft Teams

  • Die Einrichtung von MS Teams ist grundsätzlich einfach, der notwendige Schulungsaufwand für den Anwender/die Anwenderin ist gering. Es gibt sowohl kostenpflichtige Lizenzen als auch Sonderkonditionen (2) und auch eine kostenlose Version (3);
  • Die Gruppenmitglieder können (ortsunabhängig) von fast jedem Gerät und allen im Privatbereich üblichen Betriebssystemen darauf zugreifen. Damit ist es nicht erforderlich, dass sie in bestimmter Weise technisch ausgerüstet sind, grundsätzlich reicht ein Smartphone;
  • MS Teams ist ein multifunktionales Programm mit einer einheitlichen Oberfläche, dem Dashboard. Die Gruppenmitglieder benötigen damit nicht mehrere Programme, die unterschiedliche Einstiege erfordern, sondern haben alles an einem Ort. Damit kann auch ein gewisser Wildwuchs, bestehend aus vielen kleinen Lösungen, verhindert werden. Die Gruppe kann ihre Aufgaben zentral organisieren, ohne einen eigenen Server mit entsprechendem Administrationsaufwand betreiben zu müssen. Sie hat jederzeit einen Gesamtüberblick über die Strukturen. Bei klaren Regeln finden sich auch Neueinsteiger schnell zurecht.
  • Die Gruppe bzw. die Arbeitsgruppen können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, müssen sich also nicht mehr unzählige Dateien hin- und herschicken.

Grundstruktur und Anforderungen

Die Grundstruktur von Microsoft Teams lässt sich gut über das „3-Ebenen-Modell“ nachvollziehen:

  • Die personelle Ebene: das „Team“
  • Die fachliche Ebene: die „Kanäle“
  • Die funktionale Ebene: die „Registerkarten“.

Diese Grundstruktur sollte in einem gemeinschaftlichen Wohnprojekt möglichst einfach, verständlich, übersichtlich und im Hinblick auf weitere Mitglieder und neue Aufgaben/-zuschnitte möglichst flexibel ausgefüllt werden.

Das Team

Es wird empfohlen, die Gruppe insgesamt als ein Team einzurichten. Das stärkt Identität, Zugehörigkeit und Teamgefühl und damit die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts. Die Berechtigungen sollten gleichwertig sein, um dem basisdemokratischen Grundgedanken Rechnung zu tragen.

Die Kanäle

Sie gliedern das Team in Funktionseinheiten, in denen die eigentliche Zusammenarbeit stattfindet.

Automatisch vorhanden und nicht löschbar ist der Kanal „Allgemein“. In einem gemeinschaftlichen Wohnprojekt eignet er sich vor allem für übergreifende Wissenseinheiten, z.B. für das Projekthandbuch, die Protokollsammlung, die Beschluss-Sammlung und den Themenspeicher. Insbesondere die Steuerungsgruppe und auch die Sprechergruppe kann und sollte diesen Kanal nutzen, um ihr Wissen mit der Gruppe zu teilen.

Für ein gemeinschaftliches Wohnprojekt empfiehlt es sich, daneben für jede Arbeitsgruppe einen eigenen Kanal einzurichten. Dieser sollte grundsätzlich „öffentlich“ sein, um die Wissenstransparenz zu fördern, d.h. dass alle Teammitglieder Zugriff auf alle Kanäle haben.

Die Registerkarten

Die Funktionen werden kanalabhängig über die Registerkarten eingerichtet. Standardmäßig sind 3 Funktionen eingerichtet: Beiträge, Dateien, Wiki. Weitere – auch anbieterfremde – Funktionen können lizenzabhängig zusätzlich aktiviert werden.

Über die Funktion Beiträge kann im Rahmen eines Chats über Texte, Videos und Audios Wissen geteilt bzw. verteilt werden.

Die Kommunikation verläuft damit nicht mehr über eine häufig vorzufindende Flut von E-Mails an einen nicht immer aktuellen E-Mail-Verteiler, mit häufig ungeeigneten Betreffangaben und Dateianhängen unterschiedlichster Versionen, sondern über einen Thread, bei dem ein Teammitglied entweder live dabei ist oder ihn zeitversetzt nachverfolgt. Gestärkt wird dadurch nicht nur die Effizienz der Arbeit, sondern auch die Eingebundenheit der Teammitglieder, denn es liegt nun in ihrer Verantwortung, die Informationen abzuholen. Um das in Einzelfällen sicherzustellen, können bestimmte Personen im Beitrag gezielt angesprochen werden.  Zur besseren Übersichtlichkeit kann ein Thread auch einen Namen erhalten, die Beiträge dort können formatiert und auch nachträglich editiert werden.

Über die Funktion Dateien können die Teammitglieder auf alle Dateien zurückgreifen, die innerhalb des Kanals direkt dort eingestellt oder im Rahmen von Beiträgen verlinkt wurden. Die Dateien können systematisch in einer für alle Gruppenmitglieder einheitlichen und für die Arbeit sinnvollen Dateiorganisation abgelegt und wiedergefunden werden. Besonders wichtige Dateien können auch als eigene Registerkarten angelegt werden.

Über die Funktion Wiki könnte z.B. im Kanal „Allgemein“ das vorgeschlagene „Projekthandbuch“ angelegt und weiterentwickelt werden.

Mit „+“ können weitere Registerkarten hinzugefügt werden, z.B. OneNote, Word, Excel oder Whiteboard. Sinnvoll erscheint es, im Kanal „Allgemein“ ein Umfragetool einzubauen, das notwendige Abstimmungen jeglicher Art zwischen den Gruppenmitgliedern vereinfachen würde. Auch die Einbindung eines Aufgabenboards erscheint sinnvoll.

In Verbindung mit intelligenten Suchfunktionen bietet das Programm darüber hinaus komfortable Möglichkeiten, Wissenseinheiten wiederzufinden.

Weitere Möglichkeiten

MS Teams bietet weitere Funktionen, ermöglicht z.B. auch die Durchführung von Videokonferenzen, was für Besprechungen „zwischendurch“ hilfreich ist, gerade wenn externe Akteure auf eine schnelle Entscheidung der Gruppe warten.

Es erlaubt auch die Einladung von Gastnutzern, wodurch Kommunikation und Wissensaustausch mit den externen Akteuren integriert werden können.

Microsoft Teams und Datenschutz

Auch in einem gemeinschaftlichen Wohnprojekt gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Microsoft Teams gilt in dieser Hinsicht als problematisch. Einerseits ist das Tool sehr verbreitet (z.B. auch in Schulen während der Corona-Pandemie), andererseits wirft es eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Fragen auf, die sehr unterschiedlich beantwortet werden. Leider kann das Programm deshalb hier nicht uneingeschränkt empfohlen werden. (4)

(1) Die Ausführungen zu den Vorteilen und zur Grundstruktur basieren im wesentlichen auf dem Buch von Jürgen Kurz u.a.: Erfolgreich digital zusammen arbeiten, GABAL 2020, S. 111ff.

(2) https://www.stifter-helfen.de/sonderkonditionen/microsoft-cloud-services/microsoft-365-office-365-nonprofit-cloud-subscription

(3) Zum Vergleich siehe https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options; ob die kostenlose Version ausreicht, ist im Einzelfall zu prüfen

(4) Zu den datenschutzrechtlichen Aspekte, die bei der Auswahl eines Tools zu beachten sind, hat der Paritätische einen Leitfaden geschrieben: Tipps zum Umgang mit Datenschutz bei Kollaborationstools, veröffentlicht unter https://www.der-paritaetische.de/fileadmin/user_upload/Schwerpunkte/Digitalisierung/doc/Handreichung_Datenschutz_-_Collaboration_Tools_digital.pdf